De l'intérêt d'une assistante administrative.

L’assistance administrative est un métier en pleine mutation, de simple saisie à son début, la secrétaire doit aujourd’hui être polyvalente et s’adapter aux différentes situations.

Actuellement, les TPE ou les artisans n’ont plus les moyens financiers d’embaucher une telle assistante administrative à temps plein. Pourtant ils conservent un besoin réel d’assistance.

Ce sont ces besoins, qui font évoluer ce métier vers des propositions de services de plus en plus étendus.

1 Pourquoi s'adresser aux artisans et Très Petites Entreprises?

Les artisans ou gérants de TPE sont débordés par la paperasserie qui leur prend un temps fou, sur des horaires de travails déjà surchargés.

Ils ont besoins de communiquer efficacement, non seulement pour garder leurs clientèles, mais surtout pour en démarcher une nouvelle.

Ils ont aussi besoin de flexibilité, pour gérer leur propre temps de travail et leur coût de gestion.

Travaillant toujours de façon traditionnelle, souvent au sein d’un cercle familial, les artisans et dirigeants de TPE (Tres Petite Entreprise) ne voient pas l’avantage de déléguer ces tâches à une personne externe.

Ils ont besoins de faire confiance pour déléguer. C’est donc un rapport qu’il faudra établir avant toute mise en place d’un partenariat efficace.

2 Pourquoi faire travailler une secrétaire en télétravaille?

L’assistante en ligne est une professionnelle compétente et polyvalente qui est là pour les alléger des tâches administratives ou autre besoin ponctuel. C'est la possibilité pour eux de déléguer une surcharge de travaille, donc ne plus s'éparpiller dans des tâches parfois ingrates, souvent ardues. Leurs clients peuvent alors bénéficier de toute l’attention et le temps dont ils ont besoins.

C'est aussi obtenir des idées nouvelles pour développer ses activités, optimiser sa communication, rendre son back-office plus performant, toujours aux bénéfices des clients, donc à son propre bénéfice. Un client content est un client fidèle.

3 Les autres capacités d' une assistante administrative

Dans le cadre de la communication, il est encore trop courant de voir des artisans, soit ne pas communiquer autrement que leur adresse sur les pages jaunes, ou encore lancer des campagnes avec flyers ou courriers promotionnels mal ciblé.

Ils ont besoins de vraies campagnes, préparées et ciblées, de vrais outils de communications, tel que plaquettes ou site internet vitrines ou dynamiques, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’artisanat créatif. L’assistante est à même de préparer une tel campagne.

4 la flexibilité d'un tel service administratif.

Il faut aussi être disponible, pour profiter du moindre créneau horaire dont dispose l’artisan ou le responsable d’une TPE pour discuter des stratégies à mettre en place ou de son besoin ponctuel.

La secrétaire, devenue assistante, se voit confier des tâches beaucoup plus complexes que taper un courrier qui lui a été dicté et faire de la saisie au kilomètre. Mais cette activité ne nécessite pas l’emploi d’une personne à temps complet pour la majorité des artisans et TPE. Un quart de temps suffit souvent à remplir la plupart de leurs tâches de gestion ou d’administration. Il y a donc un besoin réduit que l’emploi flexible d’une assistante externe permet de combler, à un coût défiant toute embauche d’une secrétaire à temps plein, sans les aléas que peut comporter le cercle familiale.

5 La confiance a instaurer entre le service d'aide et le gérant de la TPE ou l'artisan.

Enfin, il faut gagner la confiance de ces artisans et dirigeants de TPE, qui se battent chaque jours pour faire vivre leur entreprise.

Seul une expérience de plusieurs années dans un certain nombre de domaines est garante de la connaissance du terrain et de l’adaptabilité de la personne. Une remise à niveau régulière est le garant de bonnes connaissances théoriques. Une organisation sans faille garantie de la disponibilité et de la réalisation rapide du service. Enfin, des services à la carte, sans obligations, sont garants d’un coût pondéré.

La confiance peut alors être instaurée.

6 Conclusion.

Ils doivent prendre conscience que les services qui leurs sont proposés, le sont par une personne compétente et polyvalente dans les domaines abordés, car pour satisfaire son client, il faut savoir tout faire, de la rédaction d’un courrier, à la création d’outils de communication performants. La rapidité et la disponibilité est un atout important.

Pour cela, l’assistante a un niveau d’étude élevé, une expérience concrète dans un certain nombre de domaine. C’est la base du télésecrétariat, un secrétariat qui se gère par les moyens de communications modernes, nécessitant une remise à niveau constante, offrant une gamme de services étendue et fonctionnelle.

Comments

[Hélène]

L'assistante n'est plus une simple secrétaire chargé des rendez-vous, du téléphone et du courrier.
Elle est une "partenaire - femme de confiance".
- pour l'artisant ou l'entrepreneur, elle est la personne sur qui il peut se reposer sur la paperasse oui. Mais quelle paperasse ? Celle des organismes officiels (commerciaux, fiscaux, juridiques ?), souvent nébuleux pour le "non initiés"
- elle peut être le relais entre ces organismes officiels, ou les entités obligatoires à l'exploitation

Mais elle est aussi lorsque la confiance est bien établie et que le partenariat s'est développé, le premier contact du client de l'entrepreneur. Elle permet de rendre accessible ce dernier tout en étant accueillante et chaleureuse. Elle est plus qu'une aide ponctuelle ou une domiciliation.

Trop souvent des entreprises périclitent à la fin de la première année de leur existence par méconnaissance ou incompréhension de documents, de procédure, par manque d'information à l'entrepreneur qui l'aiderait à se développer......ou tout simplement par découragement dû à l'ampleur de l'à côté du métier de l'artisan..

L'assistance administrative en ligne peut et va devenir la première référence du professionnel car accessible, disponible, à son écoute et sachant parler d'un professionnel à un autre.

Plus qu'une assistante : "Le compagnon administratif de votre vie professionnelle".