25 mai 2007
Combien de temps doit-on conserver nos papiers?
Apres avoir vu que pour optimiser son travail d'assistante, le mieu était de trier et de jeter régulièrement, la question qui s'impose est "Mais combien de temps doit-on conserver nos papiers?"
La question est délicate et chaque organisme aura une réponse pour ses documents. Mais comment regrouper toutes les informations?
Pour un particulier, le plus simple est d'aller consulter le site de la DGCCRF, Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, par le lien suivant:
http://www.finances.gouv.fr/DGCCRF/04_dossiers/consommation/ficonso/d11.htm
Ce site gouvernementale liste les differents papiers et donne la durée pendant laquelle nous devons les conserver. Pour une entreprise, ce n'est pas tellement plus compliquer, le temps est en principe de 10 ans pour tous, au minimum.
Il faut savoir que certains documents peuvent maintenant être conservé de façon dématérialisé, c'est à dire sur CD-ROM, comme les factures clients, mais ce depuis tres récemment.
23 mai 2007
L'organisation, maître mot de l'assistante!
Je ne sais pas si vous avez constaté, mais pour faire du bon travail, du vraiment bon, et surtout bien avancer dans ses dossiers, mieux vaux être parfaitement organiser. L'assistante se doit d'être ordonnée, sérieuse et motivée, pour cela un cadre propre, rangé et serein, donc propice au travail de secrétariat et de conseil est indispensable.
Bref, apres cinq mois de formation, sur des domaines latéraux à mon métier d'assistante administrative, je me suis aperçue que toute mon organisation était à revoir. Les dossiers se sont empilés sur le bureau, les feuilles volent, les prospectus ont tout envahis.
Donc, aujourd'hui, on reprend tout, on trie, on traite, on classe, on range, et au final, on jette!
La poubelle est déjà presque pleine, mais il en reste toujours autant. Les placards sont pleins de vieux dossiers, je vais donc aussi m'y attaquer, avant la reprise des travaux pour mes clients.
Pour toute celle dont le bureau ressemble à capharnaüm, je declare ce mercredi journée nationale du classement!
Bon courage.
