16 février 2007
Un salon du secrétariat incontournable!
Le 26 et 27 avril 2007 se prépare un évenement qu'aucune assistante administrative digne de ce nom ne devrait négliger.
Il s'agit de se tenir au courant des dernières avancées technologiques, d'assister aux diverses ateliers et conférences qui s'y dérouleront,ou de participer à la 3eme édition du championnat de France des Assistant(e)s.
Certains l'auront deviné, il s'agit d' AssistExpo2007, le Salon National des Secrétaires et Assistant(e)s, qui se déroulera au Palais des Congrès à Paris.
Les thèmes des ateliers et conférences sur le métier d'assistante sont regroupés en quatre catégories :
Outils et Méthodes (Trucs et astuces pour mieux organiser les dossiers...)
Emploi et carrières ( Devenir Assistant(e) de communication...)
Formation et Développement personnel ( Gérer vos compétences (d'assistante) ...)
Organisation et management. (Accroître la synergie assistante/managers...)
Il y aura beaucoup de sujets interressants pour une assistante, et un grand débat "Assistant(e)s, le maillon fort de l'entreprise" le vendredi 27 avril.
Et pour ceux que l'innovation interresse, le grand prix "produit de bureau innovant 2007" sera remis par Jérôme BONALDI le vendredi 27 à 11H.
12 février 2007
Ce qu'une assistante ne doit pas faire
Il n'est pas rare de trouver des secrétaires, ou assistantes administratives qui proposent des services de secrétariat, mais ne sont pas vraiment secrétaires professionnelles. Elles peuvent aussi s'être laissées dépasser par l'avancée des nouvelles technologies...
Voici un petit exemple comique, d'une secrétaire qui s'est laissée dépasser:
Ne vous laissez pas berner par une assistante administrative non professionnelle.
11 février 2007
Pour démarrer vos programmes favoris rapidement
Il y a plusieurs petits trucs dans Windows XP qui permettent de démarrer ses programmes de secrétariat favoris très rapidement, que vous soyez assistante administrative, secrétaire ou seulement utilisateur des programmes Microsoft.
Le premier est de passer par le menu "démarrer" et utiliser les liens des derniers programmes utilisés, microsoft office ou non, si vous êtes en présentation "Internet". On est secrétaire ou on ne l'est pas, Word est notre programme de base.
Vous pouvez aussi aller dans "Programmes" de ce même menu "démarrer" et aller cliquer sur celui qui vous convient, à moins que vous n'ayez paramétrer un racourci sur votre bureau.
Mais si vous êtes comme moi et que vous n'avez pas la présentation "Internet", la liste de vos programmes doit vous sembler fort longue, ou votre bureau totalement encombré.
Il existe un petit outils qui peut alors se révéler très pratique pour une assistante, en ligne ou non, mais qu'il faut paramétrer. Il s'agit de "la barre d'accès rapide", indispensable a toute assistante qui se respecte.
Pour cela, il suffit de faire un "clique droit" sur la barre qui se situe entre "démarrer" et la barre d'horloge. C'est celle ou vous avez vos différentes réduction de fenêtre quand vous travaillez. Evidemment, vous ne cliquez pas sur une fenêtre, mais sur un espace libre entre les deux points.
Vous avez alors différentes lignes qui apparaissent dans l'encart, vous choisissez "Barre d'outil" et vous cliquez alors sur 'lancement rapide"
Il apparait alors une barre d'outil juste à coté de démarrer, dans laquelle vous pouvez insérer tout les racourcis de programmes de secrétariat, évidemment, qui vous interressent.
Et c'est un vrai gain de temps pour les assistantes administratives professionnels, ou les particuliers.
05 février 2007
Windows XP "programmes récemment installés"
Vous avez sans doute remarqué, secrétaire ou assistante que vous êtes, dès que vous installez un nouveau programme sur votre PC, que Windows XP vous informe de cette installation par une "bulle".
Elle se positionne dans le menu démarrer, juste sur les boutons "fermer la session" ou "arrêter l'ordinateur".
Windows vous propose par ce biais de retrouver ce programme, vous savez, le nouveau programme de secrétariat, comme si vous n'aviez pas noté où vous l'aviez installé, excellente assistante que vous êtes.
De plus, certains programmes proposent même la création d’un raccourci vers le bureau pendant l'installation.
Cette bulle se ferme après quelques secondes, et vous pouvez à nouveau utiliser toute les fonctions de votre menu démarrer, dont celle d’éteindre l’ordinateur ou de changer de session.
Mais ces quelques secondes sont celles ou vous vous dites que vous mourrez d’envie de la voir disparaître, car vous savez très bien où se trouve votre programme et que vous n’appréciez pas de perdre ce temps si précieux à une secrétaire professionnelle?
Et bien c’est très simple, mais il faut connaître!
Il suffit de :
1. clic droit sur « démarrer »
2. option « propriétés »
3. dans l’onglet « menu démarrer » et non « menu démarrer classique », cliquez sur « personnaliser »
4. dans l’onglet « avancé », au-dessus de la fenêtre de défilement, décochez « afficher les programmes nouvellement installés en surbrillance »
5. Validez par « ok »
Et voilà, vous serez débarrassé de cette bulle et pourrez vacquer à votre secrétariat en toute liberté.
01 février 2007
De l'intérêt d'une assistante administrative.
L’assistance administrative est un métier en pleine mutation, de simple saisie à son début, la secrétaire doit aujourd’hui être polyvalente et s’adapter aux différentes situations.
Actuellement, les TPE ou les artisans n’ont plus les moyens financiers d’embaucher une telle assistante administrative à temps plein. Pourtant ils conservent un besoin réel d’assistance.
Ce sont ces besoins, qui font évoluer ce métier vers des propositions de services de plus en plus étendus.
1 Pourquoi s'adresser aux artisans et Très Petites Entreprises?
Les artisans ou gérants de TPE sont débordés par la paperasserie qui leur prend un temps fou, sur des horaires de travails déjà surchargés.
Ils ont besoins de communiquer efficacement, non seulement pour garder leurs clientèles, mais surtout pour en démarcher une nouvelle.
Ils ont aussi besoin de flexibilité, pour gérer leur propre temps de travail et leur coût de gestion.
Travaillant toujours de façon traditionnelle, souvent au sein d’un cercle familial, les artisans et dirigeants de TPE (Tres Petite Entreprise) ne voient pas l’avantage de déléguer ces tâches à une personne externe.
Ils ont besoins de faire confiance pour déléguer. C’est donc un rapport qu’il faudra établir avant toute mise en place d’un partenariat efficace.
2 Pourquoi faire travailler une secrétaire en télétravaille?
L’assistante en ligne est une professionnelle compétente et polyvalente qui est là pour les alléger des tâches administratives ou autre besoin ponctuel. C'est la possibilité pour eux de déléguer une surcharge de travaille, donc ne plus s'éparpiller dans des tâches parfois ingrates, souvent ardues. Leurs clients peuvent alors bénéficier de toute l’attention et le temps dont ils ont besoins.
C'est aussi obtenir des idées nouvelles pour développer ses activités, optimiser sa communication, rendre son back-office plus performant, toujours aux bénéfices des clients, donc à son propre bénéfice. Un client content est un client fidèle.
3 Les autres capacités d' une assistante administrative
Dans le cadre de la communication, il est encore trop courant de voir des artisans, soit ne pas communiquer autrement que leur adresse sur les pages jaunes, ou encore lancer des campagnes avec flyers ou courriers promotionnels mal ciblé.
Ils ont besoins de vraies campagnes, préparées et ciblées, de vrais outils de communications, tel que plaquettes ou site internet vitrines ou dynamiques, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’artisanat créatif. L’assistante est à même de préparer une tel campagne.
4 la flexibilité d'un tel service administratif.
Il faut aussi être disponible, pour profiter du moindre créneau horaire dont dispose l’artisan ou le responsable d’une TPE pour discuter des stratégies à mettre en place ou de son besoin ponctuel.
La secrétaire, devenue assistante, se voit confier des tâches beaucoup plus complexes que taper un courrier qui lui a été dicté et faire de la saisie au kilomètre. Mais cette activité ne nécessite pas l’emploi d’une personne à temps complet pour la majorité des artisans et TPE. Un quart de temps suffit souvent à remplir la plupart de leurs tâches de gestion ou d’administration. Il y a donc un besoin réduit que l’emploi flexible d’une assistante externe permet de combler, à un coût défiant toute embauche d’une secrétaire à temps plein, sans les aléas que peut comporter le cercle familiale.
5 La confiance a instaurer entre le service d'aide et le gérant de la TPE ou l'artisan.
Enfin, il faut gagner la confiance de ces artisans et dirigeants de TPE, qui se battent chaque jours pour faire vivre leur entreprise.
Seul une expérience de plusieurs années dans un certain nombre de domaines est garante de la connaissance du terrain et de l’adaptabilité de la personne. Une remise à niveau régulière est le garant de bonnes connaissances théoriques. Une organisation sans faille garantie de la disponibilité et de la réalisation rapide du service. Enfin, des services à la carte, sans obligations, sont garants d’un coût pondéré.
La confiance peut alors être instaurée.
6 Conclusion.
Ils doivent prendre conscience que les services qui leurs sont proposés, le sont par une personne compétente et polyvalente dans les domaines abordés, car pour satisfaire son client, il faut savoir tout faire, de la rédaction d’un courrier, à la création d’outils de communication performants. La rapidité et la disponibilité est un atout important.
Pour cela, l’assistante a un niveau d’étude élevé, une expérience concrète dans un certain nombre de domaine. C’est la base du télésecrétariat, un secrétariat qui se gère par les moyens de communications modernes, nécessitant une remise à niveau constante, offrant une gamme de services étendue et fonctionnelle.
